Documentos esenciales para una auditoría: Qué debes guardar archivados

04/04/2024

pila de documentos de auditoria

La documentación juega un papel fundamental en cualquier proceso de auditoría. Además de ser un requisito legal, la documentación proporciona un respaldo y una evidencia de las actividades llevadas a cabo por una empresa.

Garantizar la transparencia y la legalidad en los procesos de auditoría es esencial para mantener la confianza de los accionistas, socios comerciales y clientes. Por lo tanto, es importante conocer qué documentos debemos conservar archivados.

Índice
  1. ¿Cuánto tiempo debes conservar los documentos?
    1. Documentos contables y financieros
    2. Documentos legales y corporativos
    3. Documentos operativos y de gestión
  2. ¿Cuáles son los errores comunes en los procesos de documentación?
    1. Falta de organización en los archivos
    2. No mantener actualizados los documentos
    3. No contar con respaldos y copias de seguridad
  3. Cómo archivar documentos digitales a prueba de auditorías
    1. Utilizar un sistema de almacenamiento seguro
    2. Mantener un registro de versiones y modificaciones
    3. Respaldo periódico de los documentos
  4. Conclusiones

¿Cuánto tiempo debes conservar los documentos?

Documentos contables y financieros

La documentación contable y financiera es crucial para cualquier auditoría. Estos documentos incluyen:

  • Facturas de compras y ventas: Estas facturas respaldan las transacciones realizadas por la empresa.
  • Estados financieros y balances: Proporcionan una visión general de la situación financiera de la empresa.
  • Libros contables: Incluyen el libro diario y el libro mayor, que registran todas las transacciones financieras.
  • Comprobantes de pago: Son los recibos y documentos que respaldan los pagos realizados.
  • Documentos de respaldo de activos y pasivos financieros: Incluyen contratos de préstamos, hipotecas o arrendamientos.
  • Informes de auditoría anteriores: Proporcionan información sobre auditorías previas y los hallazgos encontrados.
  • Informes de impuestos: Son necesarios para demostrar el cumplimiento de las obligaciones fiscales.

Documentos legales y corporativos

Además de la documentación contable, también debes conservar los documentos legales y corporativos que respaldan las actividades de tu empresa:

  • Contratos y acuerdos comerciales: Incluyen los contratos de venta, compra, arrendamiento o distribución.
  • Estatutos sociales y actas de asambleas de accionistas: Son los documentos que establecen la estructura legal de la empresa y registran las decisiones de los accionistas.
  • Licencias y permisos de operación: Son necesarios para demostrar que la empresa cumple con las regulaciones y requisitos legales.
  • Documentos de propiedad intelectual: Incluyen patentes, marcas registradas y derechos de autor.
  • Documentos regulatorios y de cumplimiento normativo: Tales como registros de seguridad, documentos de protección de datos y políticas de cumplimiento.
  • Documentos de recursos humanos: Incluyen contratos laborales, nóminas y registros de asistencia.
  • Pólizas de seguro: Son necesarias para demostrar que la empresa tiene cobertura de seguro adecuada.
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Documentos operativos y de gestión

Finalmente, no debemos olvidar los documentos operativos y de gestión que respaldan las actividades diarias de la empresa:

  • Políticas y procedimientos internos: Son las pautas que rigen la operación de la empresa y garantizan la consistencia y la eficiencia.
  • Planes estratégicos y operativos: Incluyen los objetivos y metas de la empresa a corto y largo plazo.
  • Informes de gestión y rendimiento: Proporcionan información sobre el desempeño y los logros de la empresa.
  • Registros de inventarios y control de stock: Son necesarios para monitorear y administrar el inventario de la empresa.
  • Informes de calidad y control de calidad: Registran los resultados de las pruebas de calidad y aseguran el cumplimiento de los estándares.
  • Documentación de procesos productivos: Incluye los procedimientos y registros necesarios para producir y entregar los productos o servicios de la empresa.
  • Expedientes de clientes y proveedores: Contienen información sobre clientes y proveedores, como contratos, pedidos y comunicaciones.

¿Cuáles son los errores comunes en los procesos de documentación?

Falta de organización en los archivos

Una de las principales dificultades en la documentación es la falta de organización en los archivos. Sin una estructura clara y una clasificación adecuada, puede ser difícil encontrar la información necesaria durante una auditoría.

Para evitar este problema, es recomendable establecer una estructura de carpetas y subcarpetas que refleje la jerarquía de la empresa y los diferentes tipos de documentos. También se pueden utilizar sistemas de gestión documental que faciliten la búsqueda y el acceso a la información.

Además, es importante etiquetar y clasificar correctamente los documentos para asegurarse de que estén almacenados en el lugar correcto.

No mantener actualizados los documentos

Los documentos deben mantenerse actualizados para reflejar los cambios y actualizaciones en la empresa. La falta de actualización puede llevar a la obsolescencia de la documentación, lo que dificultará su utilidad y aplicabilidad durante una auditoría.

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Es recomendable realizar revisiones periódicas de los documentos y actualizarlos según las necesidades y requerimientos de la empresa. Esto incluye la revisión y actualización de políticas, procedimientos, contratos y cualquier otra documentación relevante.

No contar con respaldos y copias de seguridad

Contar con respaldos y copias de seguridad de los documentos es esencial para proteger la información y garantizar su disponibilidad durante una auditoría. Los problemas técnicos, como fallas de hardware o pérdida de datos, pueden ocurrir en cualquier momento y pueden poner en riesgo la documentación.

Es recomendable realizar copias de seguridad periódicas tanto en sistemas físicos (como discos duros externos) como en sistemas digitales (como servidores en la nube). Además, es importante almacenar las copias de seguridad en lugares seguros y protegidos para evitar su pérdida o acceso no autorizado.

Cómo archivar documentos digitales a prueba de auditorías

Utilizar un sistema de almacenamiento seguro

En la era digital, la documentación electrónica se ha vuelto cada vez más común. Para garantizar la seguridad de los documentos digitales durante una auditoría, es recomendable utilizar un sistema de almacenamiento seguro.

Esto puede incluir el uso de servidores en la nube que cuenten con medidas de seguridad robustas, como encriptación de datos y acceso protegido con contraseñas. También se pueden utilizar sistemas de gestión documental que proporcionen un acceso controlado y registros detallados de las actividades realizadas en los documentos.

Mantener un registro de versiones y modificaciones

Es importante mantener un registro de versiones y modificaciones de los documentos para demostrar su validez y rastrear los cambios realizados en ellos. Esto puede ser especialmente útil durante una auditoría, ya que permite rastrear la evolución de los documentos y verificar la autoría y la responsabilidad de las actualizaciones realizadas.

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Además, es recomendable establecer controles de acceso y permisos para los documentos, de modo que solo las personas autorizadas puedan realizar modificaciones y que se mantenga un registro claro de quién ha accedido y modificado cada documento.

Respaldo periódico de los documentos

Por último, es importante realizar copias de seguridad periódicas de los documentos digitales. Esto garantiza que, en caso de cualquier problema técnico o pérdida de datos, sea posible recuperar la información necesaria para una auditoría.

Es recomendable almacenar las copias de seguridad en dispositivos externos o en sitios independientes de la empresa, como servicios de almacenamiento en la nube. Esto protegerá la documentación de posibles incidentes internos o externos que puedan afectar los sistemas y los datos.

Conclusiones

Mantener la documentación archivada correctamente es esencial para enfrentar una auditoría sin inconvenientes. Los documentos contables, legales, operativos y de gestión proporcionan un respaldo y una evidencia de las actividades realizadas por la empresa. Además, la documentación garantiza la transparencia y la legalidad de los procesos y mejora la eficiencia y la efectividad de la organización en general.

Es importante conservar los documentos durante el tiempo requerido por la legislación y mantenerlos actualizados. También es recomendable adoptar herramientas digitales y sistemas de gestión documental que faciliten el almacenamiento, la organización y la protección de la documentación.

La documentación adecuada y actualizada permite a las empresas demostrar su conformidad con la legislación y las buenas prácticas empresariales, preparándolas para cualquier proceso de auditoría.

- Mantener la documentación archivada correctamente permite a las empresas demostrar su conformidad con la legislación y las buenas prácticas empresariales, preparándolas para cualquier proceso de auditoría. Es esencial mantener los documentos contables, legales, operativos y de gestión actualizados y protegidos tanto en formato físico como digital. Un correcto manejo de la documentación no solo garantiza el cumplimiento normativo, sino que también mejora la eficiencia y la efectividad de la organización en general.

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Ignacio Laliga

Apasionado por el fascinante mundo de las finanzas y la inversión, cuyos intereses y conocimientos se entrelazan en un crisol de temas que abarcan desde el crowdlending y el crowdfunding, pasando por la bolsa de valores y las criptomonedas, hasta la planificación financiera y los seguros.

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